Quels sont les bénéfices de la digitalisation RH pour les Ressources Humaines ?
💡 La digitalisation RH fait référence à l’utilisation d’outils et de processus numériques dans la fonction RH et gagne de plus en plus de place en entreprise, grâce à ses nombreux avantages pour la société, mais aussi pour les professionnels des Ressources Humaines et les salariés.
Ce transfert des missions et des processus RH vers le digital est motivé d’une part par la croissance du numérique, qui représente une opportunité en or à saisir par les entreprises. D’autre part, elle est la conséquence de la crise sanitaire, qui a considérablement changé notre façon de travailler et de concilier vie professionnelle et vie personnelle, obligeant les RH à faire preuve de (grande) adaptabilité et à remettre en question leurs missions. Mais quels domaines sont concernés par la dématérialisation des Ressources Humaines et quels sont les principaux avantages pour le métier ?
Les principales applications de la dématérialisation RH
Souvent associée à des tâches de bureau chronophages telles que l’administratif, la fonction RH voit un nouveau jour et apparaît plus que jamais comme un pilier fondamental pour accompagner l’entreprise dans un monde professionnel en constante évolution et dans lequel les salariés deviennent particulièrement exigeants. Digitaliser les processus RH est donc inévitable si les sociétés souhaitent rester compétitives et mettre fin aux tâches à faible valeur ajoutée, dans le but de se concentrer sur l’essentiel : la gestion et la fidélisation de talents.
Pour cela, la clé consiste à automatiser les activités fréquentes grâce à un logiciel SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines). Cet outil permettra notamment d’optimiser des tâches telles que :
- La gestion des congés (et des jours d’absence en général) ;
- La gestion de la paie (calcul de la rémunération, gestion des notes de frais, édition des bulletins de paie, paiement des salaires, envoi automatique des fiches de paie sur la boîte mail de chaque collaborateur) ;
- Le suivi du planning de présence au bureau (particulièrement utile dans un contexte de travail hybride) ;
- La fidélisation des salariés (gestion des formations, suivi des entretiens annuels) ;
- Le recrutement online (gestion des entretiens, trames des différents entretiens, envoi des contrats de travail, signature électronique) ;
- La gestion des avantages sociaux (tels que le titre restaurant dématérialisé ou la mobilité, par exemple).
Les avantages pour les RH
Recruter de nouveaux talents pour répondre aux besoins de croissance de l’entreprise, fidéliser les collaborateurs, améliorer la marque employeur, veiller à la mise en place de formations pour assurer la montée en compétences des salariés… Le métier des Ressources Humaines a énormément de valeur dans notre société, mais peut aussi être épuisant, tellement il est exhaustif.
Investir dans la dématérialisation de certaines tâches récurrentes et qui n’ont pas besoin de main humaine est donc vital pour s’adapter dans un contexte où le métier évolue. Surtout quand des concepts comme la QVT, le bien-être au travail et l’épanouissement des salariés sont devenus des enjeux fondamentaux pour les entreprises. Dans ce cadre, la digitalisation des RH offre aux Ressources Humaines quatre grands bénéfices.
1. Économiser du temps et gagner en productivité ⏱️
L’automatisation des processus RH permet de centraliser les informations dans un seul et même outil et de supprimer ou réduire les tâches fastidieuses, ce qui contribue à l’optimisation des activités et représente un énorme impact sur la gestion du temps des Ressources Humaines. En effet, selon Vie de Bureau, un logiciel RH permet de gagner 35% de temps en moyenne. Un gain de temps conséquent, qui se traduit inévitablement par des économies pour l’entreprise.
2. Diminuer considérablement les erreurs et les oublis humains 👌
Voici l’un des grands objectifs de la transition vers des outils digitaux : en finir avec les erreurs et les oublis de nature humaine qui peuvent coûter très cher. De fait, utiliser un logiciel contribue à augmenter largement le niveau de fiabilité des informations traitées, telles que le calcul des jours d’absence, par exemple. Finies donc les journées à classer des dossiers à la main et à envoyer à chaque collaborateur sa fiche de paie par courrier.
Et bien sûr, le format numérique peut être enregistré dans un coffre-fort digital, évitant ainsi la perte ou la destruction des documents, assez récurrentes pour le format papier.
3. Investir dans les relations humaines et la fidélisation des talents 🤝
Avec des tâches automatisées, les RH ont l’opportunité de se dédier à leur cœur de métier : les talents et l’humain comme ressource fondamentale pour l’entreprise. En effet, avec (beaucoup) moins de temps passé à calculer à la main le salaire de chaque salarié, elles peuvent prendre du temps pour réfléchir aux besoins de formation des salariés ou à comment rendre l’environnement de travail plus sain, par exemple.
De plus, les outils digitaux permettent de fluidifier la communication avec les collaborateurs, qui voient leurs demandes traitées avec plus de rapidité et simplicité, ce qui augmente leur motivation et implication au travail.
Évidemment, cela représente une boule de neige d’effets positifs qui aura sûrement un impact sur la marque employeur.
4. Diminuer le stress lié à la fonction RH 💆♀️
Et pour couronner le tout, la digitalisation RH permet aux Ressources Humaines de mieux vivre leur rôle fondamental en entreprise, avec moins de pression et de charge inutile liée à des tâches répétitives et énergivores.
En effet, si l’objectif de cette mutation vers le digital se base sur un gain de temps pour améliorer la qualité de vie au travail, il y aura, a priori, moins d’absentéisme et de turn-over de la part des salariés. Cela implique moins de temps passé sur des recrutements pour remplacer les collaborateurs ayant démissionné et plus de temps passé à investir sur la fidélisation des talents en poste et sur la croissance de l’équipe via le recrutement de nouveaux salariés.
En résumé, la digitalisation du métier RH permet d’améliorer l’expérience des collaborateurs en général, mais également des équipes de Ressources Humaines, qui se sentiront plus épanouies dans leurs activités quotidiennes et jugeront leur travail comme étant plus gratifiant, car il sera davantage perçu comme un enjeu stratégique pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Un combo gagnant-gagnant où tout le monde en sort vainqueur.
Les limites de la digitalisation du métier RH
Malgré sa forte valeur ajoutée, la digitalisation des RH présente également quelques inconvénients dont les entreprises doivent être conscientes pour en faire bon usage.
Parmi ces freins, le plus évident est le risque de déshumanisation de la fonction RH, car l’utilisation de la technologie pour fluidifier les processus implique une gestion générée par une machine. En effet, l’objectif de cette mutation vers le numérique étant d’offrir aux RH une économie de temps précieux qui doit être utilisé pour investir dans l’humain, il est important de ne pas tomber dans ce piège et de prendre en compte chaque individu et chaque situation.
L’autre inconvénient est le besoin d’acculturation et d’une potentielle formation pour l’utilisation des outils digitaux, qui peut représenter un frein pour les équipes, souvent réticentes face à la nouveauté. Il est donc important de mettre en place une conduite du changement, pour faciliter les phases de transformation et susciter l’adhésion des équipes.
Et bien sûr, l’autre face de la pièce désigne un risque de perte de compétences et une dépendance à ces nouveaux outils, qui font le travail à la place des collaborateurs. Pour lutter contre ce risque, il est conseillé de conserver les connaissances en interne.
Finalement, soyez conscient que la digitalisation du métier RH comporte des coûts pour l’entreprise, notamment pour financer le logiciel SIRH. Cependant, face aux opportunités que cette solution offre, il est conseillé de réfléchir à une stratégie de long terme, car l’investissement est souvent compensé par un gain de performance et d’efficacité.
À retenir :
✅ La digitalisation du métier RH concerne plusieurs domaines tels que la paie, la gestion des congés, le recrutement et le suivi de formations, par exemple ;
✅ Cette dématérialisation des Ressources Humaines permet de gagner en productivité en optimisant les processus internes, de diminuer les erreurs et de se concentrer sur l’humain ;
✅ Digitaliser la fonction RH permet également d’améliorer le bien-être des équipes de Ressources Humaines et de garantir qu’elles sont plus épanouies au travail, grâce à la réalisation de tâches à forte valeur ajoutée ;
✅ La dématérialisation des processus RH présente également un certain nombre de risques, que les entreprises doivent impérativement appréhender et mitiger afin de tirer un usage optimal de la digitalisation RH.
