Gestion des titres restaurant : les démarches pour l’entreprise

Tous les DRH veulent faire plaisir à leurs collaborateurs, pour les fidéliser et éviter la “grande démission”. C’est dans l’air du temps ! Pour autant, les avantages appréciés peuvent vite tourner au casse-tête dès que l’on parle de leur personnalisation. Par exemple, comment assurer une gestion des titres restaurant de manière hyper-simple ? A l'heure de la digitalisation, pas de problème, un back-office bien pensé et le tour est joué ! En théorie mais en pratique, il reste quelques freins… Comment faire quand certains salariés sont en télétravail 2 jours par semaine et quand la réglementation évolue tous les 3 mois ? On vous donne toutes les idées et les démarches pour bien gérer les titres resto, côté employeur.

Maîtriser la réglementation du titre restaurant

Le respect de la loi, c’est la base d’une bonne organisation. Pourtant, en matière de titres resto, la réglementation est loin d’être facile à maîtriser. “Le diable se cache dans les détails” illustre parfaitement le problème des titres resto : un principe simple et une mise en œuvre complexe, propre au droit du travail en France. 

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En général, la première question concerne l’obligation de délivrer des titres restaurant dans une entreprise. Là, c’est facile : aucune obligation mais interdiction de laisser déjeuner à leur poste de travail vos salariés. A vous de trouver la solution idéale pour un déjeuner convivial en toute sécurité, qui préserve la santé et le moral de vos collaborateurs !

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Ensuite, les choses se compliquent. Voici quelques exemples de questions récurrentes : 

• Quelles sont les conditions d’attribution des titres restaurant ? Si vous décidez de mettre en place ce moyen super pratique de participer au déjeuner, vous le faites pour tous les salariés. Hors de question de les distribuer au bon vouloir d’un manager ou en fonction des résultats. 
• Les collaborateurs en télétravail doivent-ils aussi avoir des titres resto ? A l’heure du travail hybride, ils sont nombreux à mixer les lieux, les horaires et les modes d’exercice de leur mission. Cette liberté est d'ailleurs une attente forte des nouvelles générations. 
• Et les stagiaires et apprentis ? Oui, ils déjeunent aussi le midi et sont encore parfois en pleine croissance.
• Si un salarié travaille à temps partiel, combien de titres resto lui attribuer ? Travaille-t-il à temps partiel chaque jour ou sur un temps partiel hebdomadaire ? Et s’il travaille de 7h à 13h chaque jour, considère-t-on qu’il y a une pause déjeuner dans l’horaire de travail ? 
• Et si l’employeur commet une erreur dans les dates de congés ? Peut-on verser des titres resto de manière rétroactive ? 

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Vous l’avez compris, lorsqu’on s’attache à la diversité des situations rencontrées dans l’entreprise, la gestion des titres restaurant devient vite compliquée en pratique. 

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Mais cela ne veut pas dire qu’il n’existe pas de solutions simples pour gérer cet avantage ou qu’il est plus simple d’installer une cantine d’entreprise ! Voulez-vous que l’on évoque les règles d’hygiène et de sécurité alimentaire à combiner avec les attentes de tous vos collaborateurs (les vegans, les crudivores, les militants de la protéine végétale à chaque repas, etc.) ? Alors, participer au paiement des déjeuners des salariés, tout en leur laissant la liberté de manger où ils veulent, ce qu’ils veulent et quand ils veulent, c’est sans doute la meilleure solution.

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D’autant plus que les modes de travail évoluent (télétravail, déplacements, travail nomade, etc.) et les modes de déjeuner évoluent en parallèle (lunch box sur site, livraison à domicile, déjeuner en équipe, etc.). Installer une cantine d’entreprise, est-ce vraiment une opération rentable ? Comment gérer les flux des salariés ? Bref, les questions sont tout aussi difficiles et surtout, moins simples à faire évoluer.

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Et dernière petite info sur la réglementation des titres resto : elle change à chaque saison ! Ainsi, le 1^er juillet 2022, le plafond journalier est passé de 38 euros à 19 euros. On vous fait grâce des changements dans les modalités d’utilisation depuis 2 ans, au gré de la pandémie. D’ici le 1^er octobre 2022, ce plafond devrait remonter à 25 euros. D’ici là, depuis le 1^er septembre, le montant maximal d’exonération a été augmenté à 5,92 euros. Pas facile à suivre… sauf si vous suivez Openeat sur les réseaux sociaux et sur ce blog !

La gestion des titres restaurant en pratique 

Face à cette complexité, l’entreprise a besoin d’un guide pratique des titres restaurant, régulièrement mis à jour ! Ne serait-ce que pour piloter la comptabilité et les exonérations de cotisations sociales. 

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Avez-vous décidé d’attribuer des cartes titres restaurant ou des titres resto papier ? Quelle valeur attribuer à chaque titre ? Quelle participation de l’employeur ?

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Pour autant l’exonération de cotisations sociales des titres resto est encadrée par l’Urssaf.

La participation de l’employeur est limitée, le nombre de titres resto attribués chaque mois est soumis à des règles précises. Un exemple ? Pas de titre restaurant pendant les vacances, ni les congés maladie.

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A ce stade, votre comptable ou votre responsable paie intervient : mais comment comptabiliser le montant des titres restaurant sur un bulletin de salaire ? Et le 27 juin, Sarah n’était pas en congé mais en formation. Du coup, on lui attribue un jour supplémentaire ?

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La gestion du titre restaurant, c’est l’exemple parfait de la bonne idée qui devient une source d’angoisse pour les services dédiés de l’entreprise. La peur du redressement Urssaf génère des nuits blanches à votre CHRO (chief human resources officer). 

Comment simplifier la gestion des titres resto ?

Alors comment font les entreprises pour assurer dans la gestion des titres restaurant ? Il existe des pistes et des solutions. Tout d'abord, le choix de l’émetteur de titre restaurant est la première clé : on prend un mastodonte du secteur ou une start-up disruptive qui innove encore dans un secteur que l’on pensait vieillissant et rigide ? Pour se simplifier la vie, l’entreprise doit savoir oser aller vers des solutions out of the box. Ce sont celles créées par des experts métier qui veulent lever les derniers freins des titres resto comme des autres avantages pour faciliter au maximum la gestion par l’entreprise. Au passage, cela génère des gains précieux aussi pour les collaborateurs ! 

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Seconde étape : êtes-vous une entreprise plutôt old school ou plutôt 3.0 ? Bref, en 2022, allez-vous confier à vos collaborateurs des chéquiers papier mensuels ou les laisser payer avec leur propre carte bancaire ? Avez-vous envie de gérer la distribution de papier (contraire à votre politique RSE) ou de cartes ? Ou préférez-vous une solution qui se met en place en 1 heure pour chaque nouveau collaborateur ?

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La simplification ultime dans la gestion, c’est l’automatisation sans erreur, comme pour les notes de frais. Chaque collaborateur scanne son ticket après avoir payé son restaurant ou son menu à la boulangerie. Comme par magie, il est remboursé de la part employeur…Il peut même opter pour la lecture automatique et 100 % sécurisé de son compte bancaire pour obtenir le remboursement. On a bien cherché et on ne peut pas faire plus simple pour les RH et le gestionnaire de paie !

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Qui dit simplicité dit économies pour tous : 

• l’entreprise n’a plus à avancer la trésorerie, et le directeur financier apprécie cette maîtrise de la trésorerie. 
• le salarié n’a plus à payer par avance des titres resto, qu’il ne va pas nécessairement utiliser. En effet, avec l’inflation, certains jours en télétravail, on peut préférer finir le reste du bon petit dîner de la veille. C’est bon, c’est moins cher et ça évite le gaspillage. Et, du coup, les salariés voient d’un mauvais œil, leur compte de titre restaurant affichant un solde important alors qu’ils ont d’autres priorités ce mois-ci.

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Et, cerise sur le gâteau, cette simplicité génère aussi des économies pour les commerçants. Le montant de la commission des titres restaurant est un secret mieux gardé que le dosage de beurre salé dans un Kouign-Amann. Après la pandémie, en période d’inflation, les restaurateurs ont aussi besoin de votre soutien véritable et durable, pas d’un petit coup de pouce. Openeat a divisé par 3 la commission dont ils s'acquittent pour le paiement en titres resto ! 

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Résumons-nous ! Voici les étapes clés pour une gestion des titres-restaurant aux petits oignons : 

• Choisir le bon émetteur de titre resto, 
• Piloter les modifications dans la vie de vos collaborateurs en un clic, 
• Offrir la liberté de déjeuner sans contraintes à vos salariés, 
• Profiter des exonérations de cotisations sociales dans le respect total de la réglementation, au jour et à la virgule près. 

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Ceux qui pensent encore que la gestion des titres restaurant est fastidieuse sont ceux qui sont restés aux solutions qui imposent un moyen de paiement dédié chèque ou carte. Rassurez-vous, les solutions ont bien évolué et ce n’est désormais plus un cauchemar de piloter les avantages salariés dans l’entreprise.

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