Digitalisation RH : qu’est-ce que c’est ?

💡 La digitalisation RH : un terme devenu désormais incontournable. Les Ressources Humaines se sont en effet, à l'instar de nombreux secteurs d'activité, digitalisées. Mais de quoi parle-t-on exactement ? En quoi consiste cette digitalisation, ou dématérialisation, RH ? De quelle démarche, de quelle stratégie relève-t-elle ? Quels en sont les enjeux pour l'entreprise ? 

Avant de parler “digitalisation RH”, parlons “RH”, pour commencer. Si la fonction Ressources Humaines a longtemps été associée à différentes missions administratives au sein d'une entreprise, parmi lesquelles le recrutement, la gestion de la paie ou encore des congés payés, ce n'est que récemment qu'elle est apparue comme une fonction ô combien essentielle pour les entreprises. Pour devenir aujourd'hui le cœur du fonctionnement d'une société.

Sur fond de crise sanitaire dont on ne rappellera pas le contexte, les professionnels du secteur RH ont été propulsés sur le devant de la scène au cours de cette période inédite, faisant face à une situation exceptionnelle et encore jamais vue. Il leur a en effet fallu gérer à la fois les absences des salariés, les congés maladies, le télétravail, l'activité et le chômage partiel... Sans oublier le bien-être et la santé des collaborateurs. Il leur a fallu faire preuve d'adaptabilité, de créativité et de réactivité. 🏃 Plus sollicités que jamais, le rôle et l'importance des RH a été révélé à la lumière d'un événement hors du commun.

Oui, les professionnels RH, à savoir DRH, assistants RH, managers, DAF, comptables, experts-comptables... Ils occupent une place centrale pour la bonne marche des entreprises. La digitalisation des Ressources Humaines n'est ni plus ni moins qu'une opportunité à saisir pour gagner en productivité et en efficacité dans l'exercice de ces différents métiers. 

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Une digitalisation progressive des métiers RH

C'est donc progressivement et finalement assez récemment que s'est amorcée la transformation numérique des métiers RH. Cette (r)évolution s'est traduite dans un premier temps par une dématérialisation des documents RH, impactant directement la gestion de la paie notamment, en la simplifiant de façon significative. Puis elle s'est propagée à l'ensemble des missions concernées, à savoir la gestion des congés, des absences, du personnel, des notes de frais, le recrutement des talents de l'entreprise, la formation, les plannings, la rémunération... 

L'automatisation de ces différentes missions, initialement très chronophages, se révèle particulièrement intéressante en matière de gain de temps. 🕝 Avec, pour conséquence directe, davantage de disponibilité permettant aux professionnels RH de se consacrer à d'autres missions jusque-là délaissées par la force des choses. Et en priorité, les salariés eux-mêmes. Autrement dit, la mutation digitale actuellement en cours a offert aux RH un retour à l'essentiel vers ce qui constitue l'essence même de leur métier : l'humain comme ressource.

Le bien-être au travail, l'épanouissement des salariés, les conditions et l'environnement de travail sont à l'heure actuelle des points fondamentaux à prendre en compte dans la stratégie d'une entreprise et, par conséquent, dans la stratégie RH. C'est justement ce que permet le fait de digitaliser l'ensemble de ces tâches chronophages et énergivores. Les DRH, assistants RH et autres experts du secteur disposent dorénavant du temps nécessaire pour assumer ces nouvelles missions, et bénéficient eux aussi d'une amélioration de leurs conditions de travail. Un cercle vertueux où chacun y gagne. 

Cette évolution digitale des Ressources Humaines s'inscrit donc pleinement dans une démarche de retour aux sources d'un métier à forte valeur ajoutée, écrasé pendant trop longtemps par une lourde couche d'administratif. Digitaliser les métiers RH est aujourd'hui, plus qu'un choix pour les entreprises, une véritable opportunité à saisir pour gagner en performance et en réputation.

Mais concrètement, comment mettre en œuvre la digitalisation des Ressources Humaines ? 

La digitalisation RH à l'oeuvre

Digitaliser les RH implique l'utilisation d'un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH), précieux outil offrant de multiples fonctionnalités destinées à faciliter et fluidifier le travail des RH dans une entreprise.

🖥️ Un logiciel RH, ou SIRH, permet ainsi notamment de : 

• Assurer le suivi des collaborateurs “nomades” travaillant à la fois chez eux, en télétravail, et au bureau ;
• Transmettre les bulletins de salaire par mail ;
• Gérer les congés imposés, le chômage partiel, le temps d'activité partielle ;
• Prendre en compte le bien-être des collaborateurs au sein des équipes.

Dans le cadre du travail à distance par exemple, la gestion est considérablement simplifiée. Les solutions digitalisées permettent en effet aux responsables RH de gagner en efficacité dans leur gestion des équipes en télétravail grâce au partage de documents, d'informations et aux outils de communication. Les collaborateurs gagnent quant à eux en sérénité et confort, donc en bien-être.

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Dans les faits, ça donne quoi la digitalisation RH ? 

La dématérialisation et le recours aux outils digitaux constituent donc une véritable révolution pour les Ressources Humaines. À l'heure où la prise en compte du bien-être des salariés est au cœur des enjeux pour les entreprises, on comprend l'intérêt à saisir l'opportunité d'une digitalisation pertinente des RH. Le temps libéré grâce à l'automatisation de certaines tâches peut être directement affecté à la gestion humaine des salariés, lesquels s'y retrouvent en se sentant écoutés, entendus, reconnus et valorisés. Ainsi prend forme un cercle vertueux dont les répercussions se feront sentir de façon générale sur le fonctionnement de l'entreprise.

🔎 Dans les faits donc, côté salariés et collaborateurs, la digitalisation RH donne lieu à diverses applications offrant aux salariés la possibilité, entre autres, de :

• Favoriser l'accès aux informations importantes d'un dossier pour tous les collaborateurs concernés ;
• Travailler de façon collaborative ;
• Avoir une vision globale et précise de l'état d'avancement d'un projet.

🔎 Mais aussi : 

• Choisir à l'avance le repas du déjeuner au self de l'entreprise ;
• Se donner rendez-vous à la cantine, à la machine à café ou dans la salle de détente à une heure précise ;
• Communiquer entre collègues, quel que soit le service, et échanger avec l'ensemble des salariés de l'entreprise grâce aux réseaux sociaux et à la messagerie interne ;
• Soumettre ses réflexions, des propositions, des idées aux RH ;
• Exprimer plus facilement ses difficultés, problèmes, besoins aux Ressources Humaines ;
• Développer le sentiment d'appartenance à l'entreprise.

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Quels avantages à digitaliser les RH ?

Il semble donc aujourd'hui inconcevable pour le personnel RH de revenir en arrière, à une époque où la dématérialisation des Ressources Humaines n'était encore qu'un simple mot. Les avantages dont bénéficient les collaborateurs concernés et les entreprises sont suffisamment nombreux et importants pour qu'on ne puisse pas remettre en cause le bien fondé de cette démarche :

• Augmentation de la motivation des salariés ;
• Renforcement de leur implication dans leur travail et dans la société ;
• Baisse de l'absentéisme et du turn-over ;
• Hausse de la productivité et de la performance du personnel, et par répercussion de l'entreprise ;
• Amélioration de la réputation et de l'image de l'entreprise ;
• Amélioration de la communication et de la transmission des informations ;
• Diminution des erreurs humaines ;
• Optimisation des process de recrutement en ligne ;
• Développement des compétences des salariés grâce à l'essor des formations en ligne ;
• Optimisation des coûts.

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Digitaliser les RH oui, avec des limites ? 🤔

Si l'art de digitaliser les RH est étroitement lié à nombre d'avantages considérables pour un fonctionnement optimal de l'entreprise, on ne peut toutefois pas nier quelques limites. Parmi ces limites inhérentes à tout processus, citons notamment : 

• Un risque de déshumanisation lié à l'automatisation des tâches administratives et aux échanges virtuels, par messageries interposées, que ce soit au sein de l'entreprise et avec les collaborateurs nomades ;
• Un risque de perte de compétences induit par la réalisation de certaines tâches par l'Intelligence Artificielle ;
• Un risque de dépendance à ces nouveaux outils digitaux. 

Reste par ailleurs que certaines situations continueront de requérir l'intervention humaine. L'imprévu, l'urgence, la complexité d'un cas de figure nécessitant une écoute personnalisée et bienveillante, ainsi qu'un regard compréhensif continueront en effet de nécessiter l'intelligence humaine dans le but de trouver des solutions uniques adaptées à chaque collaborateur et à chaque situation. 

N'est-ce pas d'ailleurs l'essence même de ce métier aux mille facettes qui, grâce à la digitalisation, est en train de prendre une nouvelle dimension et d'incarner pleinement ses valeurs fondamentales ? 

S'appuyer sur les outils digitaux sans en être dépendants. Rechercher l'équilibre entre le numérique et l'humain. Trouver l'équation permettant à chacun de prendre sa place de façon épanouie et épanouissante. La digitalisation RH est en marche et œuvre à réinventer le monde de l'entreprise.

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À retenir :

✅ La digitalisation des métiers RH est une opportunité à saisir pour les entreprises ;

✅ Digitaliser les Ressources Humaines permet de se recentrer sur le coeur du métier : l’humain ;

✅ Le bien-être des salariés au travail est davantage pris en compte grâce à la dématérialisation RH.